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湖北编辑学会主办  
 
2007年第四期  
 
目 录

卷首语
·题材收集 / 罗紫初
编辑学·编辑工作
·新版《鲁迅全集》标点问题 和改进编辑工作的建议(下) / 林穗芳
·再论编辑学的基本原理是文化变现 / 孙 宸
·“三农”图书选题策划的思路与策略 / 张 静 王玉华
·科技文稿处理中的服务理念 / 雷 琪
·辨是非:读校活动的第一要义 / 米 戎
出版学·出版工作
·产业融合对我国出版业规制的挑战与对策 / 王松茂
·浅谈图书外印的利与弊 / 万海刚
·我国书业企业扩张策略探讨 / 刘锦宏
·我国出版产业链现状分析 / 吴 楣
·高职教材策划与运作中的品牌构建 / 严定友
·重视农民工卫生实用图书的出版 / 王庆军 杨万友
·期刊刊名的象征性与具实性 / 蒋亚林
出版史•出版文化
·善书:古代秩序的规范 / 汪家熔
·抗战时期我国敌占区出版业的奴役与反奴役斗争 / 李 雅
·七十荷戟 壮心未已 / 刘 辰
·2006年出版文化史研究论著目录 / 范 军 辑录
多媒体·数字出版
·新媒体时代的博客传播与图书出版研究 / 彭文波 赵晓芳
·英国继续教育和高等教育电子教科书的发展战略与前景(一) / [英]教育发展有限公司、斯特灵大学出版研究中心、斯特灵大学信息服务处 著 徐汉
品书录
·出版与历史同行 / 周 洁
博士论坛
·我国出版企业规模经济研究 / 贺剑锋
·数字权利管理系统的功能与结构 / 徐丽芳
·中国书业大卖场之产业链价值研究 / 李 松 崔 玮
发行学·发行工作
·高教社发行渠道战略研究 / 凌莲莲 周 懿
·出版集团组织重组过程中的高效管理 / 杨湘徽

 

科技文稿处理中的服务理念

雷 琪
摘 要: 为作者服务是编辑处理文稿的重要行为准则。来稿复审后,以采用稿、退修稿和不用稿三种形式分流。对于采用稿,编辑要用“心”去品味,绞尽脑汁去琢,使文章更精美,以满足作者早出精品的迫切愿望。对于退修稿, 编辑要想作者之所想,急作者之所急,尽自身之所能,以谋其完善。对于不用稿, 编辑要公正无私,使作者心悦诚服。
关键词: 服务理念 编辑 审稿 科技期刊


 
  
  (华中科技大学同济医学院附属同济医院《神经损伤与功能重建》编辑部,武汉,430030)
  [中图分类号] G232.2   [文献标识码] A  [文章编号] 1009-5853(20 07)04-0035-04
  [Abstract] Serving the authors is an important conduct rule in editor ial work.The reexamined manuscripts are usually disposed by being adop ted,or being returned for revisions,or being rejected.The editors shou ld taste and ponder the adopted manuscripts at pains in order to make their quality more top to meet the authors’wish for writing excellent articles, they also should try their best to make the returned manusc ripts perfect. As for the rejected manuscripts, the editors should dea l with them fair and disinterestedly to make the authors sincerely con vinced.
  [Key words] Service conception Editor Review Sci-tech journal
    为作者服务,是科技期刊编辑处理文稿的重要行为准则,它要求编辑真挚而充满热忱地与作者朋友相处,心系作者,勤奋工作,为期刊赢得良好的信誉。作者来稿经过编辑初审与专家评审后,便进入处理流程,此时须以采用稿、退修稿和不用稿三种形式分流。要把这些稿件有效地处理到位并不那么容易,有的编辑由于缺乏服务作者的思想理念,甚至胸无作者,认为作者地位低下,在处理时粗枝大叶,使作者在接受相关信息时感受不到一丝温暖和亲切,最终畏而远之。为作者服务不是理想化的空论,而是实实在在的办刊理念,需要编辑了解作者心理,透析作者情感,一步一个脚印地加以实践。怎样才能将为作者服务寓于文稿处理之中呢?
  1 处理采用稿——琢之以精美
  文稿一经采用,编辑便要从微观方面全面、细致地对文稿进行加工整理,做到内容准确,文字通畅,符合逻辑,并做到行文规范化、标准化[1]。这类未经退修便直接采用的文稿虽然不多,但作者素质较高,能够较好地把握文稿的内容、结构、文字表达和撰稿格式,是期刊发展不可多得的作者群体,编辑没有理由不竭力为之服务。服务是发自编辑肺腑,是用“心”去品味作者文章,是绞尽脑汁去琢,使文章变得更加精美,以满足作者早出精品的迫切愿望。
  1.1 用无束缚方式审视文稿缺陷,琢之有理
  编辑加工应充分尊重审稿专家的意见,因为审稿专家为文稿采用提供了充足理由,具有重要的参考价值。但编辑审稿也不能盲目依从这些意见,而忽略了专家在审稿时可能出现的疏漏或判断失误。因而,编辑应摆脱专家意见的束缚,极力找寻文稿缺陷,尤其要注意文稿内容的真实性,谨防将偶然性视为规律,将个别现象视为普遍现象。对于文稿的实用价值,也要琢之有理,重点审视文稿中提出的新理论、新方法、新工艺等是否代表着当代科技成果,能否给人以启迪。
  1.2 用作者语气去完成文字润饰,琢之有力
  许多科技期刊编辑有一种认识误区,即把大刀阔斧删改作者文稿看作“基本功” 。此等做法与作者意愿背道而驰,作者并不希望自已的文章被人改得面目全非。一般来说,审稿专家一眼相中的文稿,文章结构等大的方面应该不成问题,因而润饰文稿应服务在点子上。沿着作者思路,运用作者语调尽心雕琢,使文章保持原有风格,这才顺应文情,琢之有力。如提炼标题,就要按作者意图使之既确切、简洁,又充分体现期刊特色。再如,面对科技论文忌讳的长句,就应在不改作者语意的情况下变长为短,合理分割。
  1.3 用国家标准衡量文稿格式,琢之有据
  处理采用稿时,遇到撰写格式不规范是常有的事。比如,摘要四要素不全,关键词选词不当或参考文献著录格式出错等,均应依据国家标准使其规范化。再如,有的论文将引言等同于摘要,或把引言变成了摘要的注释,在回答“为什么研究 ”的问题上缺少点睛之笔,更需要编辑依据国家标准,琢之有据。为了使文章更精美,许多编辑都很重视技术处理。如图表加工,就要既考虑图表与文字叙述不出现重复,又考虑设计美观大方并节约版面。又如,对外文符号的大小写、正斜体、上下角码、单词转行等,要处理得体以增加论文的精美程度。
  1.4 实施作者审核印前校样,琢之有利
  为了尽可能避免刊出文稿的编辑疏漏,实施作者审核印前校样是十分有效的办法。作者文稿在经过编辑反复斟酌修饰后,印前又回到作者手里,让作者进一步审核校对,审视自己的文章是否还存在瑕疵,对提高论文的刊出质量非常有利。这种服务方式充分体现了编辑对作者的尊重,并且确实能够发现一些编辑未曾察觉的问题。有些科技期刊把作者审核印前校样作为一项制度来贯彻实施,减少了刊出文稿的差错,扩大了期刊的“文摘量”和“被引量”。不少期刊充分发挥网络优势,与作者网上交流,使作者审核印前校样变得更加便利。
  2 处理退修稿——谋之以完善
  退修稿在来稿总数中占有较大比例,按照审稿人意见,这些稿件虽然质量较好,但尚需作者补充修改达到要求后才能刊用。编辑处理此类稿件,应该想作者之所想,急作者之所急,尽自身之所能,以谋其完善。
  2.1 替作者谋得具体完整的修改意见
  一般情况下,审稿专家总是把审查重点集中在文章的内容上,如文章是否有创新,是否有实用价值以及文内的实验是否完整、数据是否全面等,这些都是作者必须加以修改和补充的。而编辑与审稿专家审视文稿的角度不同,编辑更注重对论文格式或规范化程度的把握,编辑的经验和逻辑思维、统计学知识往往对稿件的修改更起作用。因此,修改意见应该是专家审稿意见和编辑初审意见的综合,稿件中的所有问题应一次性提出,为作者谋得一个具体完整的修改意见,这是保障退修一次成功的重要前提。修改意见切忌含糊不清,似是而非,如“错误较多,请改正”,“请补充内容,增加说服力”等。编辑对审稿专家的意见要经过自己理解后以适当的方式向作者转达[2]。对那些言辞过于尖锐的审稿意见,编辑则要在转达时使之委婉平和,不可照搬专家原话,以避免不必要的矛盾。
  2.2 替作者谋取早日发表的宝贵时间
  一是在修改意见的传递方面要抓紧时间,以充分体现编辑对作者的关爱。那种叫苦人手不够,使退修意见不能快速传向作者的做法是不受作者欢迎的。在网络时代,利用电子邮件快递文稿修改意见是编辑的份内工作。二是在退修稿的返回方面,严格限时同样体现编辑对作者的关爱。为了保障退修稿按时返回,编辑必须明确要求作者于某月某日前将修改稿连同原稿、退修意见单及软盘寄回编辑部。这种服务表达了编辑为谋作者文稿早日发表的诚意。当然,对安排在近期发表的文稿,返回时间应稳妥限定。时间太短,作者不能按期完成修改任务,时间太长,又可能使文稿时效受到影响,科学控制返回时限,才有可能使返回文稿按时、保量、保质。
  2.3 为作者谋划更多更好的信息服务
  为作者服务,必须了解作者,不了解作者,则不能为其谋。了解作者,是通过对稿件的阅读来获得的[3],有经验的编辑,对透过稿件了解作者的科研与写作能力,总是轻车熟路,判断八九不离十。在文稿退修期间,编辑要保持与作者的联系与沟通,提供必要的信息服务。编辑要根据作者的科研与写作能力,提出作者经过努力可以达到的要求,做到因人而谋。万一作者在退修期间不能将修改意见逐一落实,编辑应加以协助。为作者服务,从某种意义上讲就是为作者出主意,想办法。为了保障作者一次退修成功,编辑应提醒作者,修改文稿须在当地同行专家的指导下进行,文稿修改好后,更须选择当地专家对返回稿件进行预审,以免文稿出现二次退修。
  2.4 为作者谋求质量合格的返回文稿
  对作者而言,修改文稿虽是家常便饭,但其中也有不认真者,从而导致返回稿件仍然存在令人头痛的问题,影响稿件的刊用。有的不认真阅读修改意见,寄回编辑部的修改稿,仅仅是将原稿重新打印了一遍,也不作任何说明。有的敷衍了事,修改稿继续出现诸如样本数前后不一致、使用计量单位不准确、参考文献著录格式不规范,以及众多的错别字和漏字等问题。为了谋求返回稿件的高质量,编辑应耐心耐烦,说明稿件还存在的某些不足,请作者再次修改,直至质量合格为止。退修是在编辑修改意见指导下的“遥控”式修改,但对有些已经多次指导、几经退修质量仍然不高的稿件,则应充分考虑作者的能力状况,另当别论。只要作者求助于编辑,编辑就应责无旁贷,为作者修改文稿服好务,但不可大动干戈,胡乱增删,侵犯作者权益,好心办坏事。
  3 处理不用稿——施之以公正
  人们普遍认为,退稿是编辑活动中难度较大的工作。作者热情满怀将自己辛勤劳动的成果投给某刊,企盼能够获得编辑认可,可盼来的却是令人沮丧的退回信息。编辑要把不用稿处理到位,必须在思想方法、语言表达、承办方式等方面慎之又慎,否则,便有伤及作者之可能。因此,编辑退稿只有公正无私,才能使作者心悦诚服。
  3.1 注重低质退稿
  退回质量不合格稿件是以科学的用稿标准为前提的。作为科技期刊,所用文稿应当具有科学性,立论正确,论证充分,有较高学术造诣。编辑部审定来稿应遵循这一标准并实行匿名审核,集体敲定,公正操作,排除个人偏见,做到按质取文而非按人取文,真正让优质文稿脱颖而出。坚持低质退稿,即使作者所投稿件未被相中,他们也会点头称是,毫无怨言。然而,有的编辑因来稿“无单位推荐信 ”或“稿件缺页”等非质量方面的原因将稿件退回作者,是有失公允的,必须加以注意。
  3.2 注重快速退稿
  试想,如果编辑有意或无意对不用稿件滞留数日或者数月,作者会认为这是“良好”的服务吗?既已确定某稿要退,那就要退得快,退得利索,早退比晚退好。快退说来简单,但很容易被那些胸无作者的编辑所忽视。有些编辑不能及时向作者发出是否录用的通知,让作者苦苦等上几个月甚至半年,显得极不规范,更无公正可言。而有些作者,尤其是初次写作的作者,他们对刊物的受稿范围还不清楚,才造成投稿方向弄错的情况。对于这类文稿,快退既体现了编辑崇高的服务理念,又为作者赢得了另投他刊的时间。
  3.3 注重谨慎退稿
  退稿,一定要退之有理。对那些缺乏新意且与已报道或准备报道文章雷同的稿件是必退无疑的,但对那些涉及边缘学科、交叉学科方面的稿件,则不必轻易退回,应出以公正之心,多作调查研究,谨防埋没优秀文稿。对那些内容看来不够清晰的稿件,可退可不退的力争不退,应提出建议让作者修改试试看。对稿源本不充足的期刊,编辑更应在可退可不退稿件上做好文章,帮助作者出主意,理思路,找到创作灵感,也许几经磨砺的文章就是一个精品。
  3.4 注重和言退稿
  要达到理想的退稿效果,往往几句和善的言语会起到意想不到的作用。当你退稿时向作者道声谢,感谢作者对期刊的关心和支持,会把作者与你的距离一下子拉得很近。当你把退稿信息通过平和婉转的方式向作者表达时,作者会感到十分亲切。当你在退稿同时还指出了文稿的某些闪光点和精彩之笔,会使作者感到你是在真诚地帮助自己。路遥知马力,日久见人心,作者会透过这种良好服务,看到一个公正无私的编辑形象。假如你在退稿中遇到作者对退稿持有不同意见的情况,也大可不必性急,更不应以简单的方法将其打回或不予理睬,而应认真研究作者意见。如果意见合理,你应当满腔热忱为他们服务,将文稿再送专家复审。就是复审确认该稿还是不宜采用,相信作者也会认为退稿是公正的。
  3.5 注重方式上灵活退稿
  编辑的退稿方式主要有书信退稿、电话退稿、网上退稿和当面退稿。写封退稿信,紧贴稿情,有针对性地阐明文稿不能采用的理由,作者更容易接受,但切莫千篇一律或使用统一的打印文书填空,使作者产生被轻视的感觉,怀疑编辑退稿的公正性。对于绝大多数作者,他们面对退稿并无将原稿寄回之要求,只是要明白为什么会退,这样,电话和网上退稿就显得便捷有效。电话退稿较书信退稿虽不一(下转40页)(上接37页)定省力,但通过电话交流,作者有什么想法可以当面提出,其心情大多数是舒畅的。近些年,网上退稿也很时尚,附上几句知心话,提出几点建议,同样起到团结作者、留住作者的服务效应。
  注 释
  [1]王立名.科学技术期刊编辑教程[M].北京:人民军医出版社,1995:117
    [2]姚明慧.编辑的创造性劳动在稿件处理中的体现[J].编辑学报,2004(5):384 -385
  [3]程春平,罗杰,孙立杰等.科技论文二次退修的成因及避免对策[J].井冈山学院学报(自然科学),2005(7):24-25
                                                      (收稿日期:2007-01-29)
  
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